Privacyverklaring Mr. Access

Net als elke andere onderneming onderhouden wij relaties met andere bedrijven en personen. Daarvoor leggen wij uiteraard de nodige gegevens vast, waaronder ook persoonsgegevens. Dat houden we wel heel erg summier. Vaak blijft het bij naam, telefoonnummer en e-mailadressen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij vastleggen en hoe en waarom we dat doen. We vertellen u daarnaast ook hoe u inzage kunt krijgen in uw persoonsgegevens en hoe u deze kunt laten corrigeren of verwijderen.

Wie zijn wij?

Wij zijn Mr. Access, een bureau dat is gespecialiseerd in het ontwerpen, ontwikkelen en onderhouden van software op maat. Mr. Access is een handelsnaam van Maxys Software B.V., gevestigd Keizerserf 40a, 7442 MN te Nijverdal, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Veluwe en Twente onder nummer 08148997.

Welke persoonsgegevens leggen wij vast en waarom en hoe?

Zoals al gezegd, wij beperken de vastlegging van persoonsgegevens tot het absolute minimum. Onze kernactiviteit is immers het bouwen van software, niet het verzamelen van persoonsgegevens. En dat willen we ook graag zou houden. Wat we precies van u vastleggen is afhankelijk van de relatie die wij met u hebben.

Contactpersonen die werkzaam zijn bij klanten, prospects of leveranciers

Doen wij zaken met het bedrijf waar u werkzaam bent of staat dat mogelijk te gebeuren, dan registreren wij, indien relevant, uitsluitend uw naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres in combinatie met informatie over het bedrijf waar u werkt. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het doel waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt. Doorgaans zal dat zijn om op een adequate manier met u te kunnen communiceren en, als u klant bij ons bent, werkzaamheden op een goede manier voor u te kunnen uitvoeren.

Uw gegevens komen dan bij ons terecht in doorsnee systemen, waaronder in databases met in- en uitgaand e-mailverkeer, notities (denk aan gespreksverslagen en dat soort zaken), digitale adresboekjes en, mogelijk, in ons urenregistratiesysteem en in de database van het online boekhoudpakket dat wij gebruiken. Is dat laatste het geval, dan gaat het hoogstens om uw naam en e-mailadres zodat wij facturen juist kunnen adresseren en laten bezorgen binnen uw bedrijf of organisatie.

Sollicitanten

Solliciteer je bij ons bedrijf, dan is het onvermijdelijk dat je contact met ons opneemt en ons de nodige informatie over jezelf verstrekt. Denk aan je naam, CV, e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer, geslacht, interesses, leeftijd, motivatiebrief, NAW-gegevens, opleiding, etc. Doorgaans zul je deze via elektronische weg verstrekken aan degene die de sollicitatie binnen ons bureau in behandeling heeft, bijvoorbeeld per e-mail of WhatsApp. De informatie die je verstrekt blijft komt en blijft uitsluitend in handen van degene die je sollicitatie namens ons behandelt. Ziet hij/zij een reden om de door jouw verstrekte gegevens met anderen binnen ons bureau te delen, dan zal hij/zij daarvoor eerst nadrukkelijk om jouw schriftelijke toestemming vragen.

Medewerkers

Wij hebben de salarisadministratie en -verwerking uitbesteed aan een extern bureau. Om je salaris te kunnen verwerken, moet dat bureau uiteraard beschikken over jouw gegevens. Bij het aangaan van je dienstverband mailen wij het bureau scans van de volgende documenten toe:

• je identiteitsbewijs
• je getekende arbeidsovereenkomst
• de door jou ingevulde loonbelastingverklaring

Uiteraard hebben wij een verwerkersovereenkomst met het betreffende bureau. Zo is je privacy ook daar maximaal gewaarborgd.

Wij zijn een urenfabriek. Dus als je bij ons werkt, dan wordt je geacht je uren te registreren. Daarvoor maken wij dan een account voor je aan in ons urenregistratiesysteem. Daarin staat eigenlijk alleen je naam, verder niets. Daarnaast registreren we uiteraard je naam, NAW-gegevens en contactgegevens in digitale adresboekjes en databases met in- en uitgaand e-mailverkeer.

Beveiligen en bewaren

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Alleen de noodzakelijke personen hebben toegang tot uw gegevens en bestanden en databases waarin de gegevens zijn opgenomen zijn adequaat beveiligd.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is, daarbij rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen, waaronder fiscale.

Inzage, correctie, wijzigen en verwijderen van uw persoonsgegevens

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij precies van u hebben vastgelegd of wilt u deze laten wijzigen of verwijderen? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer (0548) 769 048 of stuur een e-mailbericht naar info@mraccess.nl.

Verstrekking aan derden en gebruik voor andere doeleinden

Hierover kunnen we kort zijn: uw persoonsgegevens worden nooit gedeeld met andere partijen en verder ook nooit zonder uw toestemming gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor u ze heeft afgegeven.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mochten we er desondanks toch niet samen uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding en wijzigingen

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 24 mei 2018. Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De nieuwe versie zal dan op deze plaats op onze website worden gepubliceerd. Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.